Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam New Economy – Bagian 2

Melanjutkan tulisan sebelumnya tentang penggunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam new economy. Pembahasan akan ditekankan pada penggunaan teknologi informasi dan komunikasi di level korporat (perusahaan) yang berorientasi pada profit.

Adi Setiawan

Adi Setiawan

BAB II – IT DI LEVEL ORGANISASI KORPORAT

 

A. Teknologi Informasi dan Komunikasi di Organisasi Korporat

Sebagai organisasi yang berorientasi pada profit, perusahaan-perusahaan besar tidak mungkin melewatkan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi sebagai jalan meraih keuntungan yang lebih besar. Hal ini dibuktikan dengan keseriusan perusahaan untuk membangun infrastruktur teknologi informasi dan komunikasi yang semakin baik di sistem internalnya, hingga mempekerjakan seorang manajer sistem informasi khusus yang bertugas mengelola sistem komputerisasi yang ada. Sebagai gambaran, profesi ini belum pernah ada sebelumnya, dan baru dibutuhkan akhir-akhir ini karena peran vital yang dimiliki.

Hampir semua lini yang ada dalam organisasi perusahaan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi. Minimal setiap karyawan telah dibekali dengan komputer sebagai media bekerja dan sebuah telepon sebagai media komunikasi. Ini baru di elemen yang paling sederhana. Untuk elemen organisasi yang lebih vital, perusahaan telah menggunakan sejumlah teknologi khusus yang memang dikembangkan untuk meningkatkan produktivitas dan kinerja perusahaan. Teknologi ini bisa berupa perangkat keras maupun perangkat lunak.

Kunjungi juga : 

http://www.youtube.com/watch?v=DCLMw4gGrv4

Perangkat keras yang dikembangkan umumnya bersifat spesifik. Tidak semua elemen membutuhkan optimasi perangkat keras untuk meningkatkan kinerja. Umumnya optimasi perangkat keras akan lebih diprioritaskan pada pemenuhan kinerja handal pada data center, infrastruktur jaringan perusahaan, dan jaringan telekomunikasi perusahaan. Ketiga hal tersebut bisa dikatakan sebagai hal-hal yang paling penting bagi perusahaan berskala besar saat ini.

Data center akan dikembangkan terus menerus sehingga ia mampu memfasilitasi penyimpanan data perusahaan secara optimal dan aman. Optimal dari sisi jumlah data yang disimpan, dan aman dari sisi keamanan data dari akses pihak luar. Disini sistem data center yang handal seperti milik Oracle jelas sangat diperlukan.

Infrastruktur jaringan komputer juga akan terus ditingkatkan kinerjanya karena ini adalah backbone utama di perusahaan. Sebuah jaringan yang baik akan membantu proses sharing data antarlini perusahaan secara cepat dan tepat sasaran. Jaringan ini juga harus reliable, dapat diandalkan selama 24x7x365 hari dalam satu tahun. Karena jika tidak, sistem yang ada dalam perusahaan akan terganggu secara signifikan. Oleh karena pentingnya sistem ini, perusahaan banyak yang mempercayakan infrastruktur jaringannya pada perangkat keras keluaran Cisco Corporation.

Infrastruktur telekomunikasi juga merupakan bagian yang pasti diprioritaskan oleh sebuah perusahaan multinasional. Karena bagaimanapun juga, tanpa adanya sistem komunikasi yang handal dan aman dari penyadapan orang luar, mustahil sebuah perusahaan mampu berkoordinasi dengan sub-perusahaannya dengan baik. Biasanya untuk layanan telekomunikasi semacam ini, perusahaan berskala besar akan mempercayakan sistemnya pada Cisco juga.

B. Teknologi Informasi dan Komunikas di Tingkat Manajemen Korporat

Kebutuhan akan infrastruktur data center, jaringan komputer, dan jaringan telekomunikasi yang handal memang sangat penting. Akan tetapi ada hal lainnya yang tidak kalah pentingnya dalam implementasi teknologi informasi dan telekomunikasi di organisasi korporat, yakni di sisi manajemen.

Meskipun didukung oleh data center, jaringan komputer dan telekomunikasi yang baik, tanpa kehadiran manajemen yang handal perusahaan hanya akan terlihat seperti mobil sport yang dikendarai oleh bukan pembalap. Ia tidak akan mengeluarkan kemampuan sejatinya.

Manajemen perusahaan yang handal akan membutuhkan keberadaan sistem informasi khusus yang mendukung pengelolaan perusahaan juga. Entah itu manajemen yang terkait dengan pengambilan keputusan, finansial, ataupun bidang yang lain. Semua membutuhkan sistem informasi khusus yang membantu pengorganisasian perusahaan ke arah yang lebih baik. Sistem informasi fungsional yang biasanya diimplementasikan di perusahaan-perusahaan berskala besar antara lain :

1. Sistem Pengolahan Transaksi

Sistem yang digunakan oleh level operasional ini dikenal juga sebagai Transaction Processing Sistem. Disebut demikian karena sistem ini menangkap transaksi-transaksi bisnis yang terjadi, mencatatnya di dokumen-dokumen besar, memasukkannya ke dalam sistem informasi dan merekamnya ke basis data dan mengolahnya menjadi informasi-informasi pencatatan nilai (score keeping information).

2. Sistem Informasi Pemasaran

Sering disebut sebagai Marketing Information Sistem (MKTIS). Merupakan sistem informasi yang diterapkan di fungsi pemasaran. Sistem ini mempunyai enam komponen yang sama dengan sistem informasi secara umum yaitu komponen input, model, output, basis data, dan teknologi dan control. Perbedaan komponen-komponen dengan sistem informasi lainnya adalah konteks letak dari sistem informasinya. Komponen input yang ada di sistem informasi ini adalah data pemasaran, modelnya berupa model pemasaran, basis datanya berisi data pemasaran dan output-nya adalah laporan-laporan yang berisi informasi pemasaran.

3. Sistem Informasi Produksi

Sistem produksi terdiri dari dua macam yaitu sistem produksi fisik dan sistem informasinya. Sistem produksi fisik merupakan sistem fisik untuk mengendalikan alat-alat produksi. Sistem ini disebut juga dengan nama sistem pengendalian produk atau Production Control Sistem (PCS). Sistem PCS ini berada di level operasi atau level bawah. PCS terdiri dari CAD, CAM, Robot dan CIM. Computer Aided Design (CAD) merupakan sistem komputer yang digunakan untuk membantu proses perencangan, misalnya perancangan produk. Computer Assisted Manufacturing (CAM) merupakan sistem komputer yang membantu proses produksi supaya lebih efektif dan efisien. Contoh dari CAM adalah komputer yang mengatur ketebalan dari lembaran-lembaran alumunium tipis untuk proses produksi kertas pembungkus kado dari bahan alumunium. Robot digunakan untuk menggantikan manusia dan pekerjaan yang membutuhkan ketelitian tinggi dan pekerjaan-pekerjaan berbahaya. Computer Integrated Manufacturing (CIM) merupakan sistem gabungan terintegrasi antara sistem produksi fisik dengan informasi produksinya. Dengan terintegrasinya sistem produksi fisik, maka hasil dari sistem fisik dapat masuk sebagai data di sistem informasinya. Berbeda dengan PCS, sistem informasi produksi menghasilkan informasi kepada manajer-manajer di fungsi produksi.

4. Sistem Informasi Keuangan

Sistem informasi keuangan (SIMKEU) atau Financial Information Sistem (FIS) merupakan sistem informasi untuk mendukung kegiatan-kegiatan manajer di fungsi keuangan. Sistem ini akan mengkombinasikan input keuangan yang berupa data eksternal keuangan, data internal keuangan, dan sistem informasi keuangan, basis data keuangan ke dalam model keuangan yang ada di perusahaan untuk menghasilkan output berupa informasi forecast keuangan, informasi modal kerja, informasi investasi, informasi pendanaan, informasi budget modal, dan informasi anggaran dan pajak.

5. Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprise Resource Planning merupakan suatu perangkat lunak paket dengan aplikasi yang terintegrasi untuk digunakan secara luas di organisasi. ERP termasuk transaction processing sistem (TPS) ditambah dengan sistem-sistem informasi fungsional yang terintegrasi. Aplikasi ERP meliputi fungsi-fungsi akuntansi, keuangan, sumber daya manusia, pemasaran dan logistic.

6. Sistemanalyse und Programmentwicklung (SAP)

SAP menawarkan keuntungan berupa otomatisasi alur kerja seperti permintaan pembelian yang akan mengurangi kertas kerja, fitur keamanan akan mengurangi kebutuhan berbagai tingkat otorisasi, pembuatan laporan, dan lain-lain.

7. Sistem Pakar

Sistem pakar atau Expert Sistem (ES) merupakan sistem informasi yang berisi dengan pengetahuan dari pakar sehingga dapat digunakan untuk konsultasi. Sistem pakar ini dapat berisi dengan pengetahuan (knowledge) dari satu atau lebih pakar. Pengetahuan dari pakar di dalam sistem ini digunakan sebagai dasari oleh sistem pakar untuk menjawab pertanyaan (konsultasi). Sistem pakar sering digunakan oleh bagian top managemen perusahaan untuk membantu memutuskan suatu keputusan penting berdasarkan data-data yang telah ada.

Penggunaan sistem informasi diberbagai level manajemen perusahaan diatas akan semakin menguatkan perusahaan dari sisi infrastruktur. Hal ini sangat penting karena selain akan memperkuat daya tahan perusahaan, penggunaan sistem yang handal akan meningkatkan sisi positif perusahaan di mata kliennya.

Sistem yang telah dijelaskan diatas terkait dengan sistem informasi yang ada dan digunakan di perusahaan. Tentu saja sistem ini tidak akan menghasilkan sesuatu yang besar tanpa dukungan dari sistem lain sebagai media promosi produk-produk yang dikeluarkan oleh perusahaan. Adalah internet yang muncul dan mengubah semua paradigma penjualan dan pemasaran yang ada di lingkungan perusahaan. Internet yang dikembangkan oleh Tim Berners Lee pada tahun 1990 atau dua puluh tahun silam di Pusat Penelitian Eropa CERN kini telah menjadi kebutuhan sehari-hari masyarakat. Layanan-layanan berbasis internet atau internet-based semakin hari semakin bertambah banyak dan variatif. Hal ini juga menjadi sebuah keuntungan bagi sebuah organisasi korporat manapun untuk mempromosikan perusahaan dan produk yang mereka tawarkan.

Di tahun 2011 ini sudah banyak program-program perusahaan yang dulunya dilakukan secara manual menggunakan tenaga manusia yang dialihkan ke internet melalui web. Beberapa contoh implementasinya diantaranya :

 

1. Corporate Website

Di era internet seperti sekarang ini, sebuah website akan menjadi pintu pertama yang akan dikunjungi oleh konsumen, baik untuk mendapatkan informasi produk ataupun mengenal profil perusahaan tertentu. Tak ayal setiap perusahaan seolah berlomba-lomba menghasilkan website yang informative dan  atraktif agar konsumen terpikat dengan perusahaan yang mereka miliki. Sistem corporate website ini pun terus dikembangkan baik dari sisi konten, security, maupun dari sisi desain. Jadi tak heran jika situs perusahaan penyedia perangkat telekomunikasi seperti Research in Motion (RIM) yang memiliki produk Blackberry atau Apple Inc yang memiliki iPhone selalu memperbarui konten website mereka dengan konten yang atraktif dan intuitif.

2. E-commerce

E-commerce atau electronic commerce merupakan salah satu migrasi model penjualan yang paling signifikan yang dilakukan oleh perusahaan berbasis IT. Sistem penjualan yang dulunya melibatkan pihak distributor langsung kini bisa dipangkas sebagian menggunakan e-commerce. Dengan menggunakan sistem ini, konsumen bisa langsung mendapatkan informasi seputar produk yang mereka inginkan, membandingkan spesifikasi produk, dan berpindah ke halaman pembelian untuk melakukan transaksi pembelian produk yang telah dipilihnya. Praktis dan intuitif. Begitulah keuntungan yang diperoleh dengan penggunaan e-commerce. Bagi pihak perusahaan pun sistem semacam ini sangatlah menguntungkan karena selain menghemat biaya distribusi barang, melalui sistem ini perusahaan bisa mendapatkan feedback langsung dari konsumen yang mengunjungi situs e-commerce yang mereka miliki. Perubahan pola pikir dan kebutuhan konsumen pun bisa dicatat dengan segera untuk kemudian dibahas dan menghasilkan strategi pemasaran yang baru. Contoh perusahaan yang menggunakan sistem e-commerce adalah Dell Corporation dan Bhinneka.

3. E-trade

Nilai saham dan kegiatan jual-belinya merupakan kegiatan yang juga dilakukan oleh perusahaan. Kecenderungan yang terjadi saat ini adalah setiap pelaku bisnis selalu memantau pergerakan saham yang ada di seluruh dunia. Hal ini bisa semakin mudah dengan adanya sistem E-trade yang mampu menyediakan informasi seputar pergerakan saham dan sebagainya. Bagi pelaku bisnis maupun bagi perusahaan, keberadaan sistem ini akan memudahkan aktivitas yang mereka lakukan sehari-harinya.

C. Manfaat Teknologi Informasi dan Komunikasi di Organisasi Korporat

Implementasi teknologi informasi dan komunikasi dalam organisasi korporat tentu saja memiliki manfaat yang penting bagi organisasi itu sendiri. Beberapa manfaat yang akan didapatkan dari implementasi TIK di level infrastruktur ini antara lain :

1.    Perusahaan semakin mudah untuk mengelola finansial yang mereka miliki sekaligus mampu mendapatkan informasi seputar kondisi finansial internal mereka dengan segera.

2.    Implementasi infrastruktur telekomunikasi yang handal akan semakin memperkuat koordinasi antarlini perusahaan sehingga setiap permasalahan yang terjadi di suatu lini akan cepat terselesaikan. Implementasi ini juga akan membuat perusahaan memperoleh informasi bisnis dengan cepat.

3.    Dengan menggunakan perangkat lunak Enterprise Resource Planner, perusahaan akan memperoleh manfaat berupa integrasi data yang dimiliki, sekaligus kemampuan untuk mengalokasikan resource perusahaan secara optimal.

4.    Penggunaan unit kontrol produksi akan semakin merapikan kegiatan produksi yang telah ada untuk kemudian akan mencapai hasil yang lebih optimal.

5.    Bagi level middle dan top management perusahaan, penggunaan Expert System akan sangat membantu mereka dalam mengambil keputusan-keputusan bisnis terkait dengan perubahan yang ada di pasaran.

6.    Proses pengambilan keputusan tidak harus ketika manajer berada di kantor. Manajer bisa saja mengambil keputusan terhadap suatu perubahan yang ada di pasar atau melakukan deal bisnis ketika ia berada di perjalanan. Akses internet yang bagus, teknologi perangkat mobile yang handal dan infrastruktur IT di perusahaannya memungkinkan ia melakukan koordinasi dengan orang-orang di perusahaannya untuk setiap permasalahan yang terjadi.

Sementara dari sisi teknologi internet melalui world wide web, perusahaan akan mendapatkan sebagai berikut :

1.    Global Dissemination.

Karena sekarang negara-negara sudah tersambung dengan internet, komunikasi global dalam bisnis menjadi benar-benar hidup. E-mail, electronic mailing list, situs World Wide Web, dan pelayanan internet lainnya, mengakibatkan penyebaran informasi sekala internasional menjadi lebih cepat, murah dan mudah. Hal ini memberi keuntungan strategi bisnis dalam meningkatkan penghematan dan efisiensi komunikasi global, dan mampu untuk menjangkau, menjual, serta pengembangan pelayanan pasar konsumen internasional.

2.    Interaction

Komunikasi interaktif adalah kemampuan internet yang lain, seperti: forum diskusi dan chat groups, Formulir interaktif untuk pesanan, feedback, dan dukungan teknis, E-mail untuk menjawab permintaan dan komentar secara on-line. Feedback yang cepat dan efisien kepada konsumen dan tanggapan dari konsumen support specialists memberi beberapa kesempatan untuk menunjukkan perhatian perusahaan pada konsumennya. Sehingga teknologi internet membantu bisnis membangun peranan dan loyalitas konsumen.

3.    Customization

Kemampuan untuk mengotomatisasi penyediaan informasi dan pelayanan sesuai kebutuhan masing-masing konsumen, merupakan kemampuan strategi bisnis internet. Informasi dapat diakses dan disebarkan dari server jaringan, tergantung pada kebutuhan pemakainya. Sebagai contoh: mengisi formulir pendaftaran untuk pengaksesan yang cepat dalam memilih tingkat situs Web. Efisiensi, biaya murah, dan sasaran pemasaran interaktif kepada masing-masing konsumen adalah kunci keunggulan bisnis dengan teknologi internet.

4.    Collaboration

Internet mungkin memudahkan dan mengefisienkan akses data, hardware dan software yang ada pada jaringan secara bersama. Sebagai contoh: informasi pada situs Web dapat diperoleh dengan mudah menggunakan Web browsers. Groupware tools yang lain membantu koordinasi proyek dan mengurus informasi yang disimpan pada server situs Web cross-link. Hal ini dapat meningkatkan kerja sama diantara tim, workgroups, dan rekan bisnis, sehingga dapat melengkapi peran strategi bisnis perusahaan.

5.    Electronic Commerce

Internet menjadi platform teknologi EC. Internet menghubungkan perusahaan dengan konsumen dan penjualnya, sehingga memungkinkan perusahaan pengguna internet dapat memasarkan, membeli, menjual, serta mendukung produk dan pelayanan secara elektronik. Beberapa keuntungan berbisnis lewat internet terletak pada aplikasi EC. EC memungkinkan untuk membuka pasar dan/atau membuat produk dan pelayanan baru.

6.    Integration

Perusahaan yang bekerja menggunakan internet mengintegrasikan aktivitas di luar dengan proses bisnis di dalam perusahaan secara online. Sebagai contoh: situs Web perusahaan tersambung dengan database operasional yang tersimpan pada Server Web Intranet, sehingga pengunjung situs Web perusahaan tersebut dalam memperoleh informasi lebih detil, up-to-date, dan dapat digunakan untuk mendukung aplikasi EC. Sehingga keuntungan perusahaan dari teknologi internet timbul dari efisiensi dan inovasi proses di dalam dan luar perusahaan.

Semua manfaat yang ada diatas akan membawa perusahan kepada satu tujuan akhir yaitu profit yang lebih optimal.

D. Kendala dan Tantangan Implementasi Teknologi Informasi

Selain manfaat yang besar, perusahaan juga akan menghadapi kendala dan tantangan yang besar pula dalam mengimplementasikan teknologi informasi. Secara umum kendala yang akan dihadapi adalah arus perkembangan teknologi informasi yang begitu cepat. Ketika perusahaan akan mengimplementasikan teknologi yang selalu baru, ia harus berhadapan dengan harga yang tidak murah dan durasi pergantian produk yang begitu cepat, yakni sekitar lima tahun. Lima tahun dikatakan menjadi usia yang cukup tua bagi perangkat komputer karena sudah akan mendapati perbedaan performa yang signifikan dibandingkan perangkat yang baru. Padahal perangkat komputasi semacam itu tidak bisa begitu saja dibuang setelah dipakai. Untuk itu pihak manajemen perusahaan harus bisa mengatur durasi waktu untuk melakukan upgrade perangkat komputasi dan bidang-bidang apa saja yang membutuhkan upgrade, karena tidak semua bidang membutuhkan upgrading.

Permasalahan juga akan timbul ketika perusahaan harus memilih vendor teknologi mana yang akan digunakan. Vendor komputer yang memiliki nama besar seperti Microsoft dan Oracle bisa saja mereka pilih dalam implementasi infrastruktur mereka, namun untuk jangka panjang mereka akan sangat terikat oleh kedua vendor tersebut. Harga yang ditawarkan juga termasuk kategori mahal dalam setiap produknya, jadi untuk perusahaan menengah ke bawah harus memikirkan masak-masak keterikatan ini.

Terkait dengan vendor akan terkait pula dengan lisensi perangkat lunak yang digunakan. Para vendor teknologi umumnya menggunakan lisensi komersial dalam setiap label produknya. Hal ini membuat perusahaan yang menggunakannya tidak dapat mempelajari isi (source code) program di dalamnya. Keterbatasan ini tentu akan membuat perusahaan menjadi sangat tergantung pada layanan servis vendor yang dipakai ketika produk mereka bermasalah. Hal ini akan sangat berbeda kondisinya ketika perusahaan menggunakan perangkat lunak yang menggunakan lisensi free software atau open source. Software dengan lisensi ini membebaskan penggunanya untuk melihat source code program yang ada, memperbolehkannya untuk mengubah dan memasarkannya kembali selama dengan lisensi yang sama. Rata-rata software semacam ini pun bisa diperoleh dengan gratis (free of charge) atau lebih murah dibandingkan perangkat komersial (commercial software) yang lainnya.

Tantangan berikutnya dalam implementasi infrastruktur TIK yang handal adalah masalah keamanan komputer (computer security). Isu mengenai masalah ini semakin menghangat karena ternyata sistem com puter yang paling aman sekalipun bisa saja disusupi oleh penyerang (cracker) dari luar, ataupun rawan terkena virus, worm, Trojan, dan malicious-ware (malware) lainnya. Suatu sistem yang terkena serangan semacam ini besar kemungkinan akan terganggu secara infrastruktur atau dari sisi keamanan dan integritas data yang disimpan di dalamnya. Untuk mengatasi isu komputer security ini biasanya perusahaan mempekerjakan seorang komputer security expert di dalam staf TI-nya untuk menangkal kemungkinan adanya penyusupan ke sistem internal perusahaan, dan mempercayakan keamanan data dari virus dengan menggandeng perusahaan antivirus ternama seperti Symantec, Kaspersky, ESET, dan sebagainya.

Tantangan berikutnya dalam mengimplementasikan teknologi informasi di perusahaan adalah tantangan etika dan politik informasi. Perusahaan bisa saja menggunakan sistem yang paling canggih untuk memonitor kinerja karyawan yang mereka milik, misalnya dengan mengawasi lalu lintas data yang keluar dan masuk ke karyawan agar karyawan bisa bekerja secara disiplin dan profesional. Namun sistem pengawasan semacam ini justru akan membuat karyawan menjadi tertekan dan berdampak pada kinerjanya yang justru menurun. Tentu saja hal ini tidak diharapkan oleh perusahaan. Oleh karenanya, perlu adanya keselarasan pemahaman antara top management selaku pengambil keputusan dengan karyawan selaku bagian operasional perusahaan .

Berlanjut ke bagian ketiga.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s